Содержание


Функциональные возможности АвтоДок

  • 1. Введение
  • 2. Бизнес-сценарий
  • 3. Список шаблонов
  • 4. Архив записей
  • 5. Конфигурация
  • 6. Настройки
  • 7. Создание записи
  • 8. Переменные
  • 9. Глобальные переменные
  • 10. Группировка бизнес-сценариев
  • 11. Справочники
  • 12. Управляющие конструкции
  • 13. Конструктор сложных типов переменных
  • 14. Создание нового типа переменных
  • 15. Работа с постоянными клиентами
  • Глава 2. Бизнес-сценарий

    Глава 2. Бизнес-сценарий

    Бизнес-сценарий представляет собой набор действий, ведущий к генерации набора документов.

    Создание бизнес-сценария

    Для того, чтобы создать бизнес-сценарий, необходимо выполнить следующие действия:

    Шаг 1. Создание бизнес сценария

    Выберите "Бизнес-сценарии" на панели инструментов в левой части экрана.

    Нажмите кнопку "Создать бизнес-сценарий", расположенную в верхней части экрана.

    Вы также можете воспользоваться главным меню, выбрав подпункт "Создать бизнес-сценарий" пункта "Бизнес-сценарии".

    На экране появится диалоговое окно "Создание бизнес-сценария".

    Введите название бизнес-сценария в верхнее поле.

    Система проверит наличие сценария с данным именем в системе, а в случае совпадения имен выведет предупреждение.

    Выберите необходимую группу бизнес-сценариев, используя выпадающий список.

    Вы можете добавить, переименовать или удалить группу. См. "Группировка бизнес-сценариев"

    Используйте кнопку "Закрыть" для того, чтобы свернуть выпадающий список.

    Нажмите кнопку "Далее" для того, чтобы перейти на следующий этап создания бизнес-сценария.

    Шаг 2. Редактирование шаблонов

    На экране появится новое окно "Выбор шаблонов". Загрузите документы для бизнес-сценария. Вы можете либо загрузить готовый шаблон документа (ссылку на шаблон документа), либо создать новый шаблон. Один шаблон может быть загружен в систему однократно.

    Шаблоном для данной системы является документ MS Word, текст формата RTF, либо документ MS Excel, в котором есть текстовые вставки следующего вида:

    • {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ}, где ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ - это какой-либо текст для идентификации переменной.

    • {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ.НАЗВАНИЕ_ПОЛЯ}. Данная вставка применяется, если необходимо вставить в текст какое-либо поле из сложной переменной (например, чтобы вставить в текст поле "Фамилия" из переменной "ФИО", необходимо вставить в шаблон {$ФИО.Фамилия}).

      Для предустановленных типов доступны следующие названия полей:

      1. ФИО:

        • Фамилия

        • Имя

        • Отчество

      2. Дата:

        • Число

        • Месяц

        • Месяц_пропись

        • Год

      Названия полей для редактируемых составных типов соответствуют значению колонки "Название поля" в конструкторе сложных типов на шаге 2.

    • {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ.ПОЛЕ}, где переменная {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ} должна иметь тип "Справочник", а ПОЛЕ соответсвтует названию поля справочника. В этом случае в шаблон будет вставлено значение этого поля для выбранной записи справочника (например, {$Город.Код}, где {$Город} - переменная типа "Справочник->Город", сам справочник имеет поле "Код").

    • {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ.N}, где N - номер символа. В этом случае в текст будет вставлен N-й символ значения переменной {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ} (например, {$ФИО.1} для значения "Иванов Петр Петрович" вставит в текст символ "И", а {$ФИО.2} - символ "в"). Допускается совместное использование данного типа вставок и с двумя предыдущими типами (например, {$ФИО.Имя.1} для того же значения вставит в текст символ "П").

    • Глобальные переменные (к ним применимы возможности, описанные в трех предыдущих пунктах).

    • Условные предложения, циклы (блоки) и функции (см. главу "Управляющие конструкции").

    При загрузке документа система копирует загружаемый шаблон в архив шаблонов, над документами из которого и будет производиться вся дальнейшая работа. При создании ссылки на документ сам документ не копируется, а сохраняется лишь ссылка на местоположение этого документа.

    Создание нового шаблона

    Для того, чтобы создать шаблон, нажмите кнопку "Создать шаблон". Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на окне и выбрать "Создать шаблон" в контекстном меню.

    На экране появится новое окно "Создание шаблона" со справкой. Если необходимо, чтобы система показывала справку всякий раз при создании нового шаблона, отметьте этот флажок.

    Нажмите кнопку "Далее".

    Введите название файла шаблона (имя шаблона вводится автоматически) без расширения в поле для ввода, а также выберите тип документа, используя выпадающий список.

    Нажмите кнопку "Создать".

    Для вызова справки нажмите кнопку "Справка".

    На экране появится новый докумени MS Word. Наберите шаблон (для задания переменных в шаблоне используются вставки типа {$ИМЯ_ПЕРЕМЕННОЙ}, либо вставки MS Word типа DocProperty) и сохраните документ.

    На экране появится таблица, содержащая такую информацию о загруженных шаблонах, как имя шаблона и путь к файлу шаблона.

    Вы можете открыть или удалить шаблон.

    Для того, чтобы открыть шаблон, необходимо:

    1. Шаг 1. Щелкните 2 раза левой кнопкой мыши на ячейке, где расположен необходимый шаблон. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке необходимого шаблона и выбрать "Открыть шаблон" в контекстном меню.

    2. Шаг 2. На экране появится документ выбранного шаблона.

    Для того, чтобы удалить шаблон, необходимо:

    1. Шаг 1. Щелкните 2 раза правой кнопкой мыши в ячейке, где находится данный шаблон, в колонке "Удалить". Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на колонке "Удалить" ячейки выбранного шаблона и выбрать "Удалить шаблон" в контекстном меню.

    2. Шаг 2. На экране появится диалоговое окно. Нажмите "Да", если вы действительно хотите удалить шаблон, или "Нет", если вы не хотите удалять шаблон.

    Нажмите кнопку "Далее".

    Если шаблон не загружен, дальнейшие действия возможны только в том случае, если шаблон будет добавлен позднее путем редактирования сценария. В этом случае система покажет предупреждение. Нажмите "Да", если вы хотите добавить шаблон позднее, или "Нет", если вы не хотите добавлять шаблон путем редактирования сценария.

    Загрузка готового шаблона

    Для того, чтобы загрузить готовый шаблон для документа, нажмите кнопку "Добавить шаблон".

    Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на окне и выбрать "Добавить шаблон" в контекстном меню.

    На экране появится новое окно "Добавление шаблона".

    Система предоставит вам несколько действий для выбора:

    • Выбрать шаблон из списка загруженных шаблонов

    • Добавить файл (при этом файлы шаблонов будут скопированы на сервер системы АвтоДок)

    • Добавить папку со всеми файлами шаблонов, находящимися в данной папке и её подпапках

    Выберите необходимое действие и нажмите кнопку соответствующего действия. Загрузите шаблон.

    На экране появится таблица, содержащая такую информацию о загруженных шаблонах, как имя шаблона и путь к файлу шаблона.

    Вы можете открыть или удалить данный шаблон.

    Для того, чтобы открыть шаблон, необходимо:

    1. Шаг 1. Щелкните 2 раза левой кнопкой мыши на ячейке, где расположен необходимый шаблон. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке необходимого шаблона и выбрать "Открыть шаблон" в контекстном меню.

    2. Шаг 2. На экране появится документ выбранного шаблона.

    Для того, чтобы удалить шаблон, необходимо:

    1. Шаг 1. Щелкните 2 раза левой кнопкой мыши в колонке "Удалить". Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на колонке "Удалить" ячейки выбранного шаблона и выбрать "Удалить шаблон" в контекстном меню.

    2. Шаг 2. На экране появится диалоговое окно. Нажмите "Да", если вы действительно хотите удалить данный шаблон, или "Нет", если вы не хотите его удалять.

    Нажмите кнопку "Далее".

    Если шаблон не загружен, дальнейшие действия возможны только в том случае, если шаблон будет добавлен позднее путем редактирования сценария. В этом случае система покажет предупреждение. Нажмите "Да", если вы хотите добавить шаблон позднее, или "Нет", если вы не хотите добавлять шаблон путем редактирования сценария.

    Шаг 3. Определение переменных

    Система просканирует список шаблонов и сформирует набор полей, определенных в шаблонах. Это – набор переменных.

    Переменные идентифицируются по признакам. Если в одном и том же шаблоне в разных местах встречается одно и то же имя переменной, то считается, что это одна переменная.

    В системе существует 2 типа определения переменных: "все переменные" и "текущие переменные".

    Все переменные

    В окне «Определение переменных» выберите "Все переменые". На экране появится таблица, состоящая из следующих пунктов:

    а) Имя. Имя переменной в шаблоне. Данный пункт не редактируется.

    б) Название. Выделите ячейку "Название" и введите понятное Менеджеру название переменной.

    При изменении бизнес-сценария вы можете изменить текущее название переменной. Измените название переменной и нажмите кнопку , если вы действительно хотите cохранить изменения, или кнопку , если вы не хотите этого делать.

    в) Тип. Для того, чтобы определить тип переменной, щелкните "Не определен".

    Выберите подходящую категорию, а затем – необходимый тип переменной. В случае, если тип переменной не задан, система выдаст предупреждение:

    г) Значение по умолчанию. Зависит от типа. Может быть введено после выбора типа. Для того, чтобы ввести значение переменной, щелкните левой кнопкой мыши в поле "Значение" ячейки необходимого шаблона.

    Заполните форму.

    д) Обязательное поле. Отметьте этот флажок, если вы считаете, что данная переменная обязательна для заполнения.

    Такие переменные в бизнес-сценарии выделены жирным шрифтом и отмечены звездочкой.

    Если в случае использования данного шаблона эта переменная не будет задана, система выдаст предупреждение.

    Нажмите "Да", если вы хотите создать запись, и заполните обязательные поля, или "Нет", если вы не хотите создавать запись.

    е) Архив. Отметьте этот флажок, если данное поле должно отображаться в таблице записей архива для данного бизнес-сценария.

    ж) Поиск. Отметьте этот флажок, если по данному полю надо искать в архиве записей.

    з) Скрывать. Отметьте этот флажок, если вы хотите скрыть переменную в форме заполнения.

    л) Шаблоны. В данном пункте отображается список названий шаблонов, в которых встречается переменная. Данный пункт не редактируется.

    Кроме того, для выделенной (текущей) переменной доступны следующие настройки:

    а) Привязать переменную к полю справочника. Данная настройка служит для реализации функции "Работа с постоянными клиентами".

    б) Условие отображения переменной на форме. Если Вы хотите, чтобы определенная переменная появлялась только при определенном условии, нажмите левой кнопкой мыши на данную колонку.

    При этом на экране появится окно, в котором необходимо ввести текст условия.

    Текст условия задается аналогично логическому выражению в условных предложениях. Например, если переменная {$Дата договора} должна появляться только если переменная {$Основание} имеет значение 'Договор', текст условия для переменной {$Дата договора} будет выглядеть следующим образом: {$Основание}='Договор'. После ввода текста условия нажмите на кнопку "Сохранить". Если условие будет некорректно, система выдаст сообщение об ошибке в синтаксисе условия.

    Если вы хотите удалить условие отображения переменной, очистите поле с условием и нажмите на кнопку "Сохранить".

    в) Всплывающая подсказка. Если вы хотите, чтобы на форме при создании записи при наведении курсора мыши на название поля всплывала подсказка, введите в данное поле текст с описанием данной переменной.

    Пользователь имеет возможность самостоятельно добавить «нешаблонные переменные», которые используются для создания переменных "на будущее" и переменных, хранящихся безотносительно шаблонов.

    Для того, чтобы добавить название переменной, нажмите кнопку "Добавить".

    На экране появится новое окно.

    Введите название переменной в поле для ввода и нажмите кнопку "Добавить".

    После того, как все переменные типизированны, нажмите кнопку "Далее".

    Текущие переменные

    В окне "Определение переменных" выберите "Текущее поле".

    На экране появится окно, где вы можете определить переменные. См. Все переменные

    Здесь вы также можете найти информацию о названии шаблонов, в которых встречается данная переменная.

    Вы можете открыть шаблон как для просмотра, так и для редактирования. Для того, чтобы открыть шаблон, нажмите кнопку "Открыть шаблон".

    Вы можете перезагрузить шаблоны. Для того, чтобы перезагрузить шаблоны, нажмите кнопку "Перезагрузить шаблоны".

    Функция удаления доступна только для "нешаблонных" переменных.

    Для того, чтобы добавить название переменной, нажмите кнопку "Добавить".

    На экране появится новое окно.

    Введите название переменной в поле для ввода и нажмите кнопку "Добавить".

    Вы можете удалить переменную. Для того, чтобы удалить переменную, выделите необходимую переменную и нажмите кнопку "Удалить".

    После того, как все переменные типизированны, нажмите кнопку "Далее".

    Шаг 4. Настройки бизнес-сценария

    На экране появится новое окно "Настройки бизнес-сценария". На этом этапе пользователь имеет возможность указать количество экземпляров для печати для каждого из документов. По умолчанию количество экземпляров равняется 1.

    Также пользователь имеет возможность указать: сохранять ли документ в записи (для каждого из документов) или нет.

    Количество копий по умолчанию равняется 1. Печать не производится, если количество копий составляет меньше 1 экземпляра.

    Документ сохраняется по умолчанию. Отметьте этот флажок, если вы хотите сохранить документ.

    Кроме того, если необходимо, чтобы текст документа всегда умещался на определенное количество страниц, отметьте флажок в колонке "Уместить" и укажите число страниц. В случае выбора данной настройки, если после генерации документа, его текст будет составлять больше, чем указанное число страниц, система автоматически уменьшит шрифт так, чтобы документ занимал указанное число страниц.

    Нажмите кнопку "Далее".

    Шаг 5. Завершение создания бизнес-сценария

    На экране появится новое окно "Завершение создания сценария".

    Пользователь имеет возможность либо сохранить бизнес-сценарий для дальнейшего редактирования, либо протестировать его. Для того, чтобы сохранить или протестировать бизнес-сценарий, необходимо нажать кнопку соответствующего действия.

    Для того, чтобы сохранить созданный бизнес-сценарий для дальнейшего редактирования, но сделать его недоступным для создания записей ( в данном случае бизнес-сценарий будет добавлен как "Скрытый"), нажмите кнопку "Сохранить".

    Для того, чтобы протестировать созданный бизнес-сценария нажмите кнопку "Протестировать". При тестировании запись в архив записей не производится.